Documentación

Creación De Cuentas

Recomendación: Para una mejor comprensión de los componentes y sus funcionalidades, visite la Interfaz del Usuario.

CONCEPTO

Catalogo de Cuenta: Una lista de los nombres y números de las cuentas en el mayor. El catálogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable, ingresos, costos y gastos.

Activos(+dr): Los activos representan todos lo bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectualuna marca, entre otros.

Pasivos(+Cr): Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo.

Capital(+Cr): El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños de la empresa, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.

Algunas de las cuentas de capital más usadas son:

  • Capital contribuido – que es el monto de dinero que aportan los dueños del negocio.
  • Ganancias retenidas – las ganancias de una empresa desde el momento de su creación.
  • Dividendos – el dinero pagado a los accionistas. Estos se consideran como un valor negativo y disminuyen el capital de una empresa.

Ingresos(+Cr): Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso).

Costos (+Dr):  Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte).

Gastos(+Dr): Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto  o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad especifica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se adquiere un producto).

Pasos para crear una cuenta:

 

  •  Debemos ir al módulo de Contabilidad.

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  •  Seleccionamos el sub-menú Cuenta.

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  •  Nos va a presentar la opción de Buscar Cuentas y le damos un clic a Crear Nuevo.

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  • Nos mostrará la pantalla donde crearemos la cuenta; dicha pantalla tiene algunas clasificaciones que detallaremos a continuación:

Id: Asignación numérica automática del sistema.

Identificador : es el conjunto  números que identifica la cuenta.

Cuenta Padre: Entre la cuenta general a la cuál quiere pasar el balance de la cuenta desplegada.

Nombre: es donde nombramos la cuenta. Este nombre aparecerá en todos los estados financieros. El nombre deberá describir el balance mantenido por la cuenta. Es recomendable colocar las Cuentas Generales en Mayúsculas y las de Detalle en Minúscula para identificar su padre.

Nota: Este campo es obligatorio, no debe estar vació.

Descripción: Identifica la descripción de la naturaleza de la cuenta o se le coloca el mismo nombre de la cuenta.

Grupo: Escoja a que grupo pertenece la cuenta. Están disponibles las siguientes opciones: Activos, Pasivos, Capital, Ingreso, Costos, Gastos.

Tipo: Este campo indica si una cuenta es general o de detalle. Si planea configurar cuentas generales o de detalle debajo de la cuenta que está creando, seleccione General. Seleccione Detalle si la cuenta que está añadiendo será usada cuando entre transacciones. Por ejemplo, “Cuenta de Banco” es una cuenta de detalle en el catálogo de cuentas ejemplo. Esta cuenta es usada cuando las transacciones de caja sean entradas. “Caja y Banco” es una cuenta general porque esta contiene balances de la “Cuenta de Bancos” y “Cuenta de Caja”. Nota: Cuando diseñe un catálogo de cuentas que use una estructura jerárquica, cada cuenta debe ser o una cuenta general o de detalle. Una cuenta general es una cuenta de resumen. Sus balances se componen de todas las cuentas de detalle debajo de esta. Las cuentas de detalles reciben todos los montos asentados desde las transacciones.

CategoríaEste campo indica si una cuenta es Control o Auxiliar. Si planea configurar cuentas generales esta pertenecen a la categoría de Control o de detalle estas pertenecen a la cuenta auxiliar. 

Reporte de Flujo de Efectivo: Para incluir esta cuenta en el reporte de Flujo de Caja, seleccione el grupo en donde quiera incluir la cuenta. Las siguientes opciones están disponibles: Operativo, Inversión, Financiero, Ninguno.

Estatus: Es donde desactivamos una cuenta o la activamos para ser utilizada.

 

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  • Presionamos el botón Grabar.

 

Acción de Botones:

Grabar: Graba una Cuenta.

Limpiar: Limpia el formulario para crear nueva Cuenta

Volver: Nos traslada a la opción de Buscar Cuentas:

Clonar: Re-copia una nueva cuenta ya de una cuenta existente para ser guardada.